Componentes de una Base de Datos en Access

En Access, una base de datos no es simplemente una tabla, ni siquiera un conjunto de tablas relacionadas entre si. Cuando hablamos de Base de Datos incluimos:

1. Las Tablas y sus relaciones
2. Las Consultas extraen información de una o varias tablas utilizando filtros en forma de fórmula. Por ejemplo, Ciudad="Sevilla". Además existen otro tipo de consultas que permiten modificar información de las tablas.
3. Los Formularios permiten alimentar de información las tablas, presentando al usuario una forma más adecuada para la introducción de los datos. En un formulario se pueden incluir los datos de más de una tabla de forma simultánea.
4. Los Informes nos permiten obtener presentaciones de los datos contenidos en las tablas con un formato personalizable. Dan lugar a documentos impresos en papel, en PDF o presentaciones en pantalla.
5. Páginas Web. En compañía del lenguaje de programación ASP o ASP.NET de Microsoft permiten crear aplicaciones web dinámicas, que interactúan con el usuario que navega por ellas.
6. Macos y módulos. Permiten la automatización de procedimientos.

Gestión de Base de Datos

1. Añadir información. Introducir nuevos registros en una tabla.
2. Modificar la información de una tabla. Es lo que se conoce como 'Editar'. Por ejemplo, cuando un proveedor cambia de teléfono.
3. Eliminar la información. Por ejemplo, cuando una línea aérea suprime un vuelo.
4. Buscar datos. Por ejemplo, necesitamos localizar la persona de contacto que tiene cierta empresa en la ciudad de Caracas.
5. Ordenar los registros de una tabla por ciertos criterios.
6. Copiar una base de datos en otra, para hacer una copia de seguridad.
7. Consultar. Esta una de las opciones más importantes ya que una base de datos se quiere fundamentalmente para luego poder localizar información. Por ejemplo, necesitamos conocer el teléfono de todos nuestros proveedores que el año pasado facturaron más de cierto importe, y que sean de Valencia.
8. Calcular ciertos valores. Una base de datos no es una hoja de cálculo pero permite efectuar cálculos sobre la información que contiene. Por ejemplo, necesitamos conocer los kilómetros recorridos por nuestra flota de camiones durante los últimos 3 meses.
9. Imprimir los datos de las tablas con cierto formato que nosotros definimos.